【成長企業 = 学習する組織】社員の 情報感度 を高める情報収集&共有法

2021.08.26
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あなたの会社の社員は普段どのような情報に接していますか?
 

現代はスマホであらゆる情報を集めることができ、誰しも情報感度が高いような錯覚に陥りますが、

実は情報の洪水に溺れ、本人用に最適化された狭い関心領域の情報だけに触れている人が多くいます。
 

目の前の仕事を回すための知識やスキルは当然必要ですが、

仕事の質を高め、新たなチャレンジを行い、本当の「 成長企業 」になるためには、外から情報を得ることが欠かせません。

 

今週のブログでは、社長や経営陣だけが外部の情報に敏感になるのではなく、全社的に情報感度の高い会社へシフトするための方法についてお伝えします。

 

情報感度 の低い社員&幹部

 
中小企業社員に「普段どのような情報(仕事に関連する情報に限定)に接しているか?」と尋ねると、次のような回答が出てきます。
 

  • ネットのニュース(特定のサイトというよりはネットサーフィン的な見方)
  • ビジネス系サイトの情報やメルマガ
  • セミナー参加

 
書籍を挙げる人は多くありません。

今は新聞を読む人も減っています。

ネットニュースも「意識的に情報を取りに行っている」というよりは、流れてくる情報をキャッチしているだけの人が多いです。
 

ベテラン社員ほどよく学んでいるかというとそんなことはなく、若手社員、中堅社員、幹部社員、いずれも回答にさほど差がありません。
 

もしあなたの会社がこの状態だとしたら、果たしてこれで大丈夫でしょうか?

行き当たりばったりで情報に触れているだけで、体系立っていません。
網羅性もありません。

関連ニュースを見たところで、さっと読んで通り過ぎ、次のニュースに行ってしまうので、大事なニュースから自分の仕事への応用をじっくり考える時間も取れていません。

 

成長企業は 情報感度 が高い

 
成長している企業の経営者は漏れなくよく勉強し、多様な情報を仕入れています。

社員も同様です。

 
お客様の情報、お客様の業界の情報、競合の情報などは、仕事にダイレクトに役立ちます。

経済情報も間接的に役立ちます。
 

例えば今は半導体不足が世界的に問題になっています。

自社にこの問題がどう影響するか?

今影響しなくても今後影響してくる可能性があるかないか?

それをあらかじめ考えられているか否かで対応の優劣が変わります。
 

もっと身近な例では
 

  • 最近はデザイン思考が注目されているので、その考え方を知っているだけで、新商品開発の時の参考になります。
  • クラウドツールの最新情報を知っていれば、部署の業務効率を従来よりも遥かに低コストで改善できるかもしれません。

 
仮にビジネスを現状維持するだけならば、新しい情報は大して要りません。

しかし、現状から脱却しよう、変化させよう、もっと成長しようと思ったら、その起点となるのは情報です。

外の新しい情報に触れて、自社の仕事にどうやって活かすか考えることは企業活動において欠かせません。

 

組織の 情報感度 を高めるステップ

情報感度


部署として必要な情報を決める

 
組織として情報感度を高めるにはどうすればいいでしょうか。

 
まずは部署として必要な情報を定めましょう。

社員1人1人が何となくスマホに出てくる無料ニュースを見るだけではなく、事業を発展させるために必要な情報を定めて、体系的に入手しましょう。

ニュースのクリッピングサービス、有料メディア、関連雑誌、書籍、質の良い業界関連のメルマガ、ブログ、SNSなどの中から自部署に必要な情報源を選定し、その中の必要情報を社員全員が目を通せるようにします。

 

個人がどのような情報を集めるかを決める

 
個々人としての日々の情報収集も大事です。

仕事にダイレクトに役立つものでなくても構わないので、個人毎に自分が日々収集する情報について方針を決めてもらいましょう。

業務のためという狭い目的に限定せず、自己啓発のために興味ある情報で構いません。
 

例えば食品メーカーの購買部の管理職だとしたら、このような自主的な情報収集が考えられます。

(思いついた事のごく一部を記載しますが、関連範囲を広げれば本当に色々な情報が仕事に役立ちます。)
 

  • 日経新聞、日経産業新聞、食品産業新聞を読む
  • 原料輸入している海外諸国の主要ニュースサイトを見る(英語で)
  • 競合会社のニュースリリースページを見る
  • 仕入れ先から業界他社の動きについて定期的に教えてもらう
  • 食品業界のSDGS関連ニュースを見る
  • 部署マネジメントの参考に組織論専門の大学の先生のブログを読む
  • デザインに関するTwitterのアカウントやfacebookページをフォローする
  • マインドフルネスの関連情報を見る

 
何でもかんでも求める必要はありません。

まずは自分の関心領域や仕事内容を踏まえ、「私は〇〇の情報では部内一詳しくなります」という方針を決めてもらいましょう。

 

集めた情報をシェアする

 
せっかく集めたお互いの情報のエッセンスを部署内で共有しましょう。

「日報に記入」でもいいし、「グループチャット上に発信」でも構いません。

朝礼がある会社はその場で「口頭で共有」もいいですね。

 

共有する時のポイントは、「一言自分の見解を加えてもらう」というルールを入れることです。

ただ情報を共有するだけでは読み手が判断しづらいので、その情報のどこが面白いか、どの辺りが役立ちそうかコメントがあると、皆が興味を持ってくれます。

 

共有した情報を活用する

 
情報は共有するだけでは十分に有効活用されないので、活用策にまで踏み込んでいきましょう。
 

情報の活用で一番大事なのは上の立場の人がしっかり見ることです。

「経営に必要!」と言ってる人が、忙しいことを理由に共有される情報に全く目を通さず、何のコメントも反響もしなければ、徐々にさぼる社員が出てきます。
 

価値ある情報は読んで終わりでなく(インプットするだけでなく)、次の展開(アウトプット)につなげましょう。

次の展開とは、例えばそのネタを会議で取り上げ、業務の改善方法などを議論することです。

いつも通りの限られた情報で議論するよりも、新しい視点が入り活性化され、仕事の質の向上にも社員の育成にもつながります。
 

また、記事だけでは十分な判断ができない重要情報については、担当者を決めて詳しく周辺情報を調べてもらい、その結果を全体に報告してもらいましょう。

なお情報が自部署だけでなく他部署や全社に必要な内容であれば、どんどん情報を横に展開し、全社としてタイムリーに対応できる状況も作りましょう。
 
 

 

読書会も超有効

 
関係者で議論すべき重要テーマがある場合、何冊かの書籍を指定し、皆で分担して読み込んでから議論すると、視点が多岐にわたり、非常に良い議論ができます。

本の長所は、断片的な情報ではなく、何らかのテーマについて体系的かつ網羅的に書かれている所なので、記事やメルマガにはない深さがあります。
 

例えば、今あなたの会社で「DX化」が話題になっているとします。

「DX化」という言葉は経営のバズワード的になっていますが、それが何を意味するのか、皆の理解が違っている可能性が高いです。

業者が主催するセミナーに参加したり、ベンダーからの提案を受けて考えるだけでは真のDX化議論には辿り着きません。

少なくとも関連書籍を部署内メンバーでじっくり読み込み、DX化について理解を深め、自社ビジネスにどのように応用できるか議論してみましょう。

 

まとめ「インプット/アウトプットの習慣づけは有効な社員育成」

 
仕事では次々と新しいことが起こり、迫りくる変化に次々対応していかなくてはなりません。

そのためには社員1人1人が情報感度を高め、自ら情報を集め考える習慣が必要です。
 

ただ漫然と日々の仕事をこなしているだけの社員にとって、最初はしんどいかもしれません。

しかし情報インプット→アウトプットする習慣が身につけば、その人の視野は大いに広がります。必ず成長が見られます。

情報を仕入れて、それを解釈して、人に伝えるという一連の流れがあることで、新しい情報を入れようとする意識も醸成されます。
 

インプット→アウトプットの習慣を根付かせるには一定の期間が必要ですが、一度根付けば組織の競争優位性が高まります。

実施する意義を伝え、まずは上の人から率先して実施し、社員を導いていってください。

 

 

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筆者紹介

株式会社SUSUME 代表取締役

竹居淳一

中小ベンチャー企業が「人と組織の力を最大化して持続的に発展」できるよう、人材育成・組織開発のコンサルティング、トレーニング、人材育成プログラムなどを提供しています。

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