マネージャーの仕事で意外と意識されていない「仕事の生産性向上」|生産性を高める10項目

2021.02.04
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「仕事の生産性をもっと高めましょう!」という言葉は耳にタコができるほど聞いたことがあると思います。

では、あなたの職場では、実際に生産性を高めるためどのような活動や意識付けを行っていますか?

生産性向上というと、「工場の在庫削減」や「時間当たりの生産量を増やす」、「歩留まり改善」などの活動がイメージしやすいと思います。

しかしオフィスワークにおける生産性向上では、具体的に何をすべきかが意外と意識されていません。

 
最近はRPA(ロボティックプロセスオートメーション)などが話題になっていますが、IT化やロボット活用に限らず、生産性改善でやれるべことはたくさんあります。

今週のブログでは、オフィスワークの現場で生産性向上のためにマネージャーが何をすればよいかお伝えします。

 

仕事の生産性とは?

 
生産性は下図の計算式で求めることができます。
 

 
この計算式からわかるように、生産性を高めるためにできることはこの3つです。
 

  1.     売上(価格)を上げる
  2.     外部購入価値を下げる
  3.     同じ仕事をより少ない人数で行う/より少ない時間で行う

 
では具体的にマネージャーが意識すべきことを見ていきましょう。

 

生産性向上のためにマネージャーが意識すべきこと

 

売上より粗利を意識

 
営業活動において売上目標はとても重要ですが、生産性を決めるのは売上ではなく粗利です。

売上が大きい顧客であっても、粗利が低ければ生産性も低くなります。

顧客別・エリア別・商品別などの粗利の違いを常にウォッチし、粗利をより多く稼げるような営業活動を行います。

 

やるべきタスクを明確にする

 
基本的過ぎることかもしれませんが、仕事の指示や分担が曖昧で、自分が何をすべきかきちんと理解せずに仕事をしている人がいるものです。

部署の方針を明確に定めてからそれに向けて各個人がやるべきことを決めていき、具体的な実施計画に落とし込みましょう。

途中で変更が出たら、必ずそれに応じた「タスクの見直し」をしましょう。

 

部下の「人手が足りません」はいったん疑う

 
マネジメントあるあるですが、、部下から「人手が足りません!」と言われるのは日常茶飯事です。

本当に必要ならば人を充当すべきですが、いったんは本当に足りていないか実状を確認しましょう。

不要な仕事が増えていたり、業務の重複等によって繁忙感が増しているだけで、実際は人手が足りないどころか多すぎたなんてこともあります。

 

会議や資料の有用性に目を凝らす

 
会議と資料は「放っておくと無駄が積み上がる」典型です。
会議の数は増えこそすれ減ることはなかなかありません。資料も同様です。

よって、マネージャーは常に自分の部署の会議状況を把握しておきます。

いつ誰がどんな会議を何時間何の目的で実施し、その会議がどのように実務改善に活かされているか。

「おや?その会議本当に役に立っているの?」と思ったら持続すべきか部下と話し合いましょう。

資料も同様です。

 

メールCC先やチャットのメンバーを確認する

 
以前、私がマネジメントしていた組織の部下が株主総会運営を担当していました。

打合せに関するメールでCCに入れる人数が最初は2人だったのが、気づけばどんどん増えて15人くらいになっていました。
15人全員が常にそのやり取りを見ておくべきなのか、実は見る必要のない人にまでCCしているのか、どんどん曖昧になっていく肥大化の典型でした。

メールを出す側からすると「CCによって一応共有はした」という免罪符的に使われ、受け手からすると「CCってことは、じっくり見なくてもいい」と認識されがちです。

こういった両者の認識の差で、後になって伝えた伝えてないの問題になることもあります。

このように、メールのCCは責任がとても曖昧。数ばかりが増えて業務効率も下がるので使い方は要注意です。

 
チャットも同様です。スレッドの数が多くなりすぎると、見るだけでも大変です。

その上、どこまでちゃんと見るべきかという責任が希薄になり、関わっているのかいないのか、よく分からないメンバーが増えます。

マネージャーは、スレッドの数、そこに所属するメンバーが肥大しないよう常に目を光らす必要があります。

 

仕事が増えたら仕事を減らす

 
変化の激しい環境においては新たな仕事がどんどん湧き出てきます。

それを全て足し算していくと、1人1人のタスク目標が管理しきれない量になり、ほとんどの人が消化不良を起こします。

仕事をさばけないだけでなく、1つ1つの仕事の精度が落ち、手戻りやミスが発生し、逆に効率が下がります。

 
マネージャーのとてもとても大事な仕事は、新たな仕事が発生したら、それが本当に今やるべきことか精査することです。

もしやると決めたら、従前の仕事の中から「今必要ではないもの」「不要になったもの」を見つけ出し、その仕事を減らすことで全体量をコントロールすることです。

部下のキャパシティと能力に応じて仕事をいかに配分するかは、特にマネジメントが問われるところです。

 

IT化、自動化、ツールの導入

 
人手をかけて一生懸命作っている資料やデータの多くは、実は自動化や省力化が可能です。

事務処理作業も二重入力や業務の重複が生じていることが多々あるため、業務フローの変更や新たなツールの導入によって大きく改善する可能性があります。

RPAのようなソフトを導入するのもありですが、エクセルでもかなりの効率化が図れます。

今はノーコードでプログラミングなしで簡単なソフトが作れてしまうので、自社内でも安価に簡単に改善できる方法がたくさんあります。

 

業務の仕組み化

 
定型的な業務においては、誰がやっても確実にミスなく処理できる業務の流れが必要です。

例えば注文書の入力処理でミスが頻発した場合、個々のスタッフに「もっと慎重に入力して!」と指示するだけでは、その後もミスはなくなりません。

よって根本的にミスが出ない業務の流れを作る必要があります。

例えばこのようなことが可能です。
 

  • 間違った情報が入力されたらシステム側でアラートを出す設定にする
  • 入力後に別のスタッフによるチェックフローを加える
  • 入力そのものを人がやらずに画像認識ソフトで行った上で人がチェックする

 
この対応のように、ミスの発生頻度をぎりぎりまで下げる方法を考え、仕組みとして定着させることが大切です。 

 

フランクなコミュニケーション、擦り合せの文化

 
生産性改善のためにマネージャーが意識すべき点について書いてきましたが、最も大事なのは組織のコミュニケーションです。

オフィスワークの現場で生産性を大きく落とす原因は、伝達の間違い、指示の曖昧さ、聞き手の誤解、協力不足、お見合い、足の引っ張り合いといった問題です。

メンバー同士の信頼の欠如、コミュニケーションの不足などにより、本来お願いした仕事からズレてしまったり、言った言わない問題や諍いが生じたりします。

 
マネージャーは、メンバー間で交流し理解や信頼を深める場の演出に気を配りましょう。

リモート環境の場合、必要以上に意識する必要があります。

そして心理的安全性の高い関係性を作っておきましょう。

何か問題があった時にすぐに声に出し、皆がそれに呼応して仕事を調整したり、負担の多いメンバーに協力したりできる組織は、間違いなく生産性も高い組織となります。

 

人材育成

 
人材育成も生産性改善に大きく寄与するものです。

例えば飲食店の新人アルバイトが業務に早く慣れるよう、動画教材を用意し、指導者不在であっても習得できるようにします。

営業担当者のオンライン営業スキルを上げるため、リモートで同僚同士でロープレを行ったり、営業手法を互いに共有する勉強会(相談会)を開催するなどもいいですね。

個々の担当者のスキル向上は、仕事の生産性向上に直結します。

 

まとめ

 
今週のブログではオフィスワークの生産性を向上するためにマネージャーがすべき事についてお話ししました。

改めてまとめると、以下の10項目です。
 

  • 売上より粗利を意識
  • やるべきタスクを明確にする
  • 部下の「人手が足りません」はいったん疑う
  • 会議や資料の有用性に目を凝らす
  • メールのCC先やチャットのメンバーを再確認
  • 仕事が増えたら仕事を減らす
  • IT化、自動化、ツールの導入
  • 業務の仕組み化
  • フランクなコミュニケーション、擦り合せの文化
  • 人材育成

 
これら10項目のほとんどは大げさなことではなく、日常の仕事の中でしっかり心掛けることで生産性を改善できるものです。

生産性の高い組織は社員が無駄なく効率よく楽しく働く仕組みを持っています。

 
ぜひ、生産性向上に向けていい組織づくりをつくっていきましょう。

 

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筆者紹介

株式会社SUSUME 代表取締役

竹居淳一

中小ベンチャー企業が「人と組織の力を最大化して持続的に発展」できるよう、人材育成・組織開発のコンサルティング、トレーニング、人材育成プログラムなどを提供しています。

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